E-Mails schreiben, das können alle.
Doch oft ist es so, dass auf E-Mails nicht geantwortet wird oder dass eine gewünschte Handlung der Empfängerin / des Empfängers auf sich warten lässt.
Woran liegt das?
Vielleicht an unklaren Formulierungen? Vielleicht steht die Call-to-Action an der falschen Stelle und wird gar nicht gesehen?
Mit diesen Tipps schreiben Sie perfekte E-Mails, die garantiert gelesen werden.
Tipp 1: Aussagekräftigen Betreff verwenden
Die Betreffzeile ist wie eine Schlagzeile in der Zeitung. Sieträgt entscheidend dazu bei, dass die E-Mail überhaupt gelesen wird. Fassen Sie die Betreffzeile kurz und klar, informieren Sie, worüber es in der E-Mail geht. Die Öffnungsrate steigt mit der Klarheit des Betreffs.
Tipp 2: Persönliche Anrede verwenden
Kennen Sie das: Sie erhalten eine E-Mail oder einen Brief und Ihr Name ist falsch geschrieben? Ärgert Sie das auch? Ich fühle mich da nicht ernst genommen.
Bitte achten Sie auf die korrekte Schreibweise des Namens, nutzen Sie das Internet oder das Telefonbuch, um die richtige Schreibweise zu recherchieren.
In der geschäftlichen Korrespondenz ist die Anrede „Sehr geehrte Frau xxx, üblich, nach einem persönlichen Kontakt wechseln Sie auf „Liebe Frau xxx,“
Ob Sie nach der Anrede einen Beistrich oder ein Rufzeichen setzen, bleibt Ihnen überlassen. Bitte denken Sie daran, dass jedes Schriftstück eine Visitenkarte Ihres Unternehmens ist: Wichtig: Achten Sie in Ihrem Unternehmen auf ein einheitliches Wording.
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Tipp 3: Erheben Sie die Empfängerorientierung zum wichtigsten Prinzip
Sprechen Sie die Empfängerin/ den Empfänger, wann immer es möglich ist, in der E-Mail persönlich an.
Verwenden Sie dazu den „Sie-Stil“ statt des „Wir-Stils“.
Probieren Sie es doch einmal statt“ Wir stehen Ihnen jederzeit von – bis telefonisch zur Verfügung“ mit „Gerne erreichen Sie uns von 08.00 bis 12.00 Uhr.”
Tipp 4: Starten Sie mit einem positiven Satz
„Bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom xxx“ oder „Wir beziehen uns auf unser Telefongespräch vom xxx“, das war gestern. Mit solchen Floskeln machen Sie niemanden auf den weiteren Inhalt der E.Mail neugierig.
Wie wäre es mit einem solchen Einstieg?
„Vielen Dank für Ihr Schreiben!“
„Danke für unser interessantes Telefonat!“
Eine Teilnehmerin eines meiner Seminare hat mir mal erzählt: „Seit ich bei Ihrem Seminar war und diese Tipps umsetze, bekomme ich so schnell Antworten retour“. Woran das wohl liegt?
Tipp 5: Formulieren Sie klar und knapp (KISS-Prinzip)
„Keep it short and simple!“
Beachten Sie dieses Prinzip bei jeder E-Mail, die Sie versenden und stellen Sie sich folgende Fragen.
- Was ist das Ziel der E-Mail?
- Was möchte ich beim Leser/ bei der Leserin erreichen(Klare Handlungsaufforderung)
Tipp 6: Vermeiden Sie Abkürzungen und Fachbegriffe
Nicht alle sind mit Abkürzungen vertraut, oft werden solche nur intern gebraucht und Außenstehende können damit nichts anfangen. Auch Fachbegriffe machen Texte schwer lesbar und manchmal sogar komplett unverständlich.
Tipp 7: Die Handlungsaufforderung kommt zum Schluss
Ist die „Call-to-Action“ irgendwo in der E-Mail versteckt, wird sie oft von den Lesenden ganz einfach übersehen.
Bitte schreiben Sie eine Handlungsaufforderung immer an das Ende der E-Mail und bewirken Sie damit eine rasche Reaktion beim Gegenüber.
Tipp 8: Erstellen Sie eine persönliche Grußformel
Die Grußformel ist ein eigenständiger Bestandteil der E-Mail und steht nach einer Leerzeile nach dem letzten Satz.
„Freundliche Grüße“ oder „Herzliche Grüße aus xxx“ sind zeitgemäß, selbstverständlich können auch, je nach Branche, auch kreative und individuelle Grußformeln entwickelt werden.
Und streichen Sie bitte „und verbleiben mit freundlichen Grüßen“ aus Ihrer Korrespondenz.
Tipp 9: Verwenden Sie eine vollständige Signatur
Sie möchten, dass die Leserinnen/ Leser ganz leicht mit Ihnen Kontakt aufnehmen können? Dann erstellen Sie eine vollständige Signatur mit allen
Kontaktmöglichkeiten.
Dies Signatur lässt sich auch perfekt dafür verwenden, um auf aktuelle Aktionen hinzuweisen.
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